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여러 부서와 조직이 일하는 경우도 많고, 한 팀에서도 여러 팀원이 모여 있기 때문에 각 자의 역할을 명확히 정의하고 선 그어 주는 과정이 반드시 필요합니다. 여기서 꼬이면 \”이게 내 일이야?\
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부서별 업무분장표 – 후후애비의 잡다구리
부서명, 업무구분, 업무분장내용. 법제팀, 2. 특허/실용실안 관리업무, 1) 출원/등록 업무 • 국내외 출원시 등록 가능성 선행조사업무
Source: a6589.tistory.com
Date Published: 11/12/2022
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PowerPoint 프레젠테이션 – 경기도 온라인 정책도서관
각 부서(팀) 분장사무 및 인력배치 분석을 통한 적정성 검토 및 업무 불균형 해소 위한 분장사무ㆍ인력 … 개편된 조직구조 체계에 단위조직별 업무분장 변경안 도출 …
Source: www.gplib.kr
Date Published: 10/11/2021
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조직 및 업무분장절차서
합리적이고 체계적인 조직을 구성하고 품질에 영향을 미치는 업무에 대한 직제 및 직무를 명확하게 구분하여 각 팀의 권한을 분명히 함으로써 업무를 …
Source: kanghanet.tistory.com
Date Published: 11/27/2021
View: 8352
무료 업무 분장 Google 슬라이드 및 PowerPoint (PPT) 템플릿
Pngtree에서 무료 업무 분장 Google 슬라이드 테마 및 파워 포인트 템플릿 프레젠테이션을 … 팀 영업 부서 성과 보고서 ppt Google 슬라이드 및 PowerPoint 배경.
Source: kor.pngtree.com
Date Published: 1/2/2022
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업무분장 규정과 업무분장표 – 네이버 블로그
업무분장이 잘된 회사일수록 화합이 잘되고 부서간 협조체제가 잘 이루어지는 것을 볼 수 있다. … Task Force 팀 구축 및 운영관리업무.
Source: m.blog.naver.com
Date Published: 5/14/2021
View: 9152
무료 조직업무분장 서식 다운로드
업무분장규정 >업무분장규정 제 ○ 장 총 칙(제○조～제○조) 제 ○ 조【목적】 이 규정은 회사조직의 단위부서별 업무분장을 정함으로써 효율적 업무수행과 부서간의 업무 …
Source: freeforms.co.kr
Date Published: 4/27/2022
View: 2009
02화 같은 부서 내에서 업무 분장을 잘하는 방법 – 브런치
그래서, 인터널브랜딩 : 브랜딩스러운 조직문화 이야기> | 같은 부서 내에서 업무 분장을 재조정하게 되는 상황은 어떤 경우일까?
Source: brunch.co.kr
Date Published: 12/25/2022
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엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료
조직 및 업무분장절차서
조직 및 업무분장 절차서 (■ 제정, □ 개정, □ 폐지) 문 서 번 호 QP-5501 제(개)정일자 2003.01.02 개 정 번 호 0 페 이 지 1/8 작성사유 및 내용요약 KS A/ISO 9001 품질경영시스템 요구사항을 근거로 하여 조직 및 업무분장 관리에 대한 책임과 권한 및 업무처리 절차를 작성함. 결 재 작 성 검 토 승 인 검 토 의 견 / / / 개 정 이 력 개정번호 제(개)정일자 페이지 주 요 내 용 0 QP-4201-01(Rev 0) 강하넷(주) A4(210×297)
강하넷(주) 조직 및 업무분장 절차서 문서번호 QP-5501 페이지 2/8
1. 적용범위
품질에 영향을 미치는 업무를 수행하고 검증하는 모든 조직에 대한 책임과 권한 및 그 구성원의 업무 분장에 대하여 적용한다.
2. 목적
합리적이고 체계적인 조직을 구성하고 품질에 영향을 미치는 업무에 대한 직제 및 직무를 명확하게 구분하여 각 팀의 권한을 분명히 함으로써 업무를 효율적으로 수행할 수 있도록 하는데 그 목적이 있다.
프로세스 구성 체계도 Process 조직 및 업무분장 프로세스 ⇓ Activity 조 직 구성 및 편제 ➡ 업무 분장 실 시 ➡ 조직/업무분장 변 경 관 리 ➡ 경영대리인 선정 ➡ 내부 의사소통 ⇓ ⇓ ⇓ ⇓ ⇓ Task 기능별 편제 부서별 업무분장 실시 조직/업무분장 변 경 발 생 내부 의사소통 방 법 결 정 ⇓ ⇓ ⇓ ⇓ 책임과 권한 부 여 개인 별 업무분장 실시 조직/업무분장 변 경 품 의 내부 의사소통 실행 ⇓ ⇓ 개인별 업무분장 승인 검토/승인 ⇓ ⇓ 업무 일지 작 성 조직/업무분장 변 경 실 시 프로세스 관 리 ▣ 관리항목 : 개인별 직무기술작성 여부/조직 및 업무변경시 처리여부 ▣ 관리주기 : 발생시 ▣ 관리문서 : 직무기술서/조직 및 업무변경 품의내용
3. 공정관리 프로세스 개요
4. 용어의정의
4. 1 조직
경영목적을 달성하기 위하여 업무기능에 따라 나뉘어진 계층적 단위
4. 2 조직도
경영목적을 달성하기 위한 지휘통솔계통과 부문별 단위조직의 구성을 표기한 도표.
강하넷(주) 조직 및 업무분장 절차서 문서번호 QP-5501 페이지 3/8
4. 3 업무분장
각 팀별 담당업무를 직무와 단위업무로 분류하여 정한 업무범위
5. 책임과 권한
5. 1 대표이사
(1) 조직의 구성 및 업무분장에 대한 책임과 권한이 있다.
(2) 회사를 대표하고 회사조직과 팀별 업무분장을 승인하며, 회사경영 전반에 대한 정책결정 품질방침의 수립, 품질방침 달성을 위해 필요한 자원의 확보 및 훈련된 인원의 배치, 경영 대리인의 임명, 경영검토 등 경영 전반에 대한 총괄적인 책임이 있다.
5. 2 공장장
대표이사를 보좌하고 품질경영시스템의 검토 및 회사경영 전반에 대한 관리업무를 총괄한다.
5. 3 경영대리인
당사의 경영대리인은 품질경영팀장으로서 품질경영시스템에 필요한 프로세스가 수립되고 실행되며, 유지됨과 대표이사에게 품질경영시스템 성과 및 개선의 필요성에 대한 보고 및 조직 전체에 걸쳐서 고객 요구사항에 대하여 인식의 증진을 보장할 책임과 권한이 있다.
5. 4 품질경영팀장
(1) 대표이사를 보좌하고 공장장의 명을 받아 품질경영업무, 영업업무를 관장하며, 소속 팀원의 업무를 지휘, 감독할 책임과 권한이 있으며, 품질경영대리인을 겸임한다.
(2) 품질경영시스템을 구축하고 유지하며, 지속적인 개선을 실시할 책임이 있다.
5. 5 개발팀장
(1) 대표이사를 보좌하고 공장장의 명을 받아 설계업무를 관장하며, 소속 팀원의 업무를 지휘, 감독할 책임과 권한을 갖는다.
5. 6 영업팀장
대표이사를 보좌하고 공장장의 명을 받아 영업업무를 관장하며, 소속팀원의 업무를 지휘, 감독할 책임과 권한이 있다.
5. 7 생산팀장
대표이사를 보좌하고 공장장의 명을 받아 생산업무를 관장하며, 소속팀(가공팀 및 조립팀)의 업무를 지휘, 감독할 책임과 권한이 있다.
강하넷(주) 조직 및 업무분장 절차서 문서번호 QP-5501 페이지 4/8
6. 업무처리 절차
6. 1 조직의 구성 및 편제
(1) 최고경영자는 대표이사로 하며, 모든 업무에 대한 의사결정 및 결정된 사항에 대한 책임을 진다.
(2) 대표이사의 유고시에는 임시로 공장장이 업무를 대행하고 총괄한다.
(3) 부서는 “팀”단위로 통일하여 적용하고 특정 프로젝트 달성을 위하여 일정기간 전담(TFT)조직을 구성할 수 있다.
(4) 직위는 조직의 운영을 위하여 부(차)장, 과장, 대리, 계장, 주임 및 사원을 둔다.
(5) 당사의 조직은 “회사 조직도”(부도 1)과 같이 구성하며, 구성된 조직의 부서장 및 팀장의 책임과 권한은 동 절차서 5항에 따른다.
6. 2 각팀의 업무분장 설정
(1) 당사 각 조직에 부여된 업무분장 사항은 “팀별 업무분장 사항”(부표 1)에 따른다.
(2) 각 부서장은 부여된 업무분장 사항을 부서원에게 해당 업무의 실시이전에 이해 및 숙지시킨다.
(3) 각 팀장은 소속팀원에 대한 업무분장을 지도하고 직무기술서(QP-5501-01)를 작성토록 하여 검토하고 대표이사의 승인을 득한다.
6. 3 권한의 위임 및 조직 또는 업무분장의 변경
(1) 팀장은 부여된 업무를 소속팀원에게 위임할 수 있으나 해당 업무에 대한 책임은 위임할 수 없다.
(2) 각 팀장은 구성된 조직 또는 팀원에 대한 다음과 같은 업무분장의 변경이 필요한 경우 품의하여 공장장의 검토와 대표이사의 승인을 득한 후 조직 또는 부서원에 대한 업무분장을 변경한다.
(가) 지원 및 교육훈련 절차서(HAQP-6101)의 4. 2항의 의하여 자원의 필요성이 발생된 경우
(나) 업무의 개선을 위하여
(다) 조직 구성원의 요청에 의한 경우 등
6. 4 경영대리인의 선정
대표이사에 의해 지명된 품질경영팀장은 당사 품질경영시스템의 경영대리인으로서 다른 책임과 무관하게 다음과 같은 책임과 권한을 가진다.
(1) 품질경영시스템에 필요한 프로세스가 수립되고 실행되며, 유지됨을 보장
(2) 대표이사에게 품질경영시스템의 성과 및 개선에 대한 필요성에 대하여 보고
(3) 조직 전체를 통해 고객 요구사항의 인식의 증진을 보장
(4) 품질경영시스템에 관련되는 문제에 대한 외부 당사자와의 창구역할을 포함한다.
6. 5 내부의사소통 절차
(1) 각 팀장은 다음과 같은 방법으로 의사소통절차를 결정한다.
(가) 해당 업무의 발생, 실행, 결과보고 및 조치의 의사소통은 해당 품질경영시스템 문서(매뉴얼, 절차서, 지침서 등)에 따라 처리한다.
(나) 각 부서장은 주간 및 월간 경영회의와 각 팀별 회의를 통하여 의사소통을 실시한다.
강하넷(주) 조직 및 업무분장 절차서 문서번호 QP-5501 페이지 5/8
(다) 조직 전체에 영향을 미치는 의사소통의 경우에는 게시판, 영상매체, 회람 등과 같은 방법으로 의사소통을 실시한다.
부서(팀)명 세부 프로세스 작 성 양 식 작 성 자 검 토 자 승인자 개 발 팀 설계 및 개발 업무 업무일지(QP-5501-03) 개발팀장 공장장 대표이사 관 리 팀 자재 및 외주관리 업무 업무일지(QP-5501-03) 구매팀장 공장장 대표이사 생 산 팀 생산관리 업무 업무일지(QP-5501-03) 생산팀장 공장장 대표이사 품질경영팀 품질관련 및 영업 업무 업무일지(QP-5501-03) QC 팀장 공장장 대표이사 생 산 팀 기반구조 및 환경관리 업무 업무일지(QP-5501-03) 생기팀장 공장장 대표이사 관 리 팀 경리 및 제품 수불 업무 업무일지(QP-5501-03) 관리팀장 공장장 대표이사 생 산 팀 가공 업무 일일작업일보(QP-5501-04) 작 업 자 반 장 생산팀장 생 산 팀 조립 업무 일일작업일보(QP-5501-04) 작 업 자 반 장 생산팀장
(2) 각 팀장은 품질경영시스템의 효과성에 대하여 다음과 같이 의사소통이 이루어지고 있음을 보장한다. 품질경영시스템의 실행과정에서 발생하는 프로세스의 효과성은 부서별 브리핑이나 주간 및 월간 경영회의를 통하여 의사소통을 실시한다.
(3) 필요한 경우 해당팀장은 의사소통과정에서 발생하는 결과 및 조치사항을 회의록(QP-5501-02)을 활용하여 작성하며, 필요한 경우 공장장의 검토와 대표이사의 승인을 득한다.
(4) 기타 내부의사소통은 내부의사소통 절차서(QP-5502)에 따른다.
6. 6 업무일지의 작성
당사의 각 조직별 부서장 및 팀장은 해당업무에 대하여 다음과 같은 업무일지를 작성하여 승인권자의 승인을 득한다.
7. 기록 및 보관
기 록 명 문 서 번 호 보존년한 보 관 팀 비 고 직무기술서 QP-5501-01 3 년 관 리 팀 회 의 록 QP-5501-02 3 년 관 리 팀 업무일지 QP-5501-03 3 년 관 리 팀 일일작업일보 QP-5501-04 3 년 생 산 팀
8. 부칙
이 절차서는 2003.01.02일부터 시행함을 원칙으로 한다.
강하넷(주) 조직 및 업무분장 절차서 문서번호 QP-5501 페이지 6/8
부도 1 조직도
대 표 이 사 공장장 품질경영팀 영 업 팀 생 산 팀 관 리 팀 개 발 팀 품질경영 영 업 생 산 생 기 관 리 구 매 설 계 개 발
강하넷(주) 조직 및 업무분장 절차서 문서번호 QP-5501 페이지 7/8
부표 1 부서(팀)별 업무분장
1 공장장
(1) 중장기 사업계획 입안 등 사업계획 관리의 전반적인 주관 업무
(2) 각 프로세스 수행을 위한 계획 수립 및 결과 보고시 검토 업무
2 관리팀
(1) 문서의 접수, 발송, 통제 및 보관에 관한 업무
(2) 회사 직인관리, 제반업무의 제증명 발급 및 차량관리에 관한 업무
(3) 인사관리, 종업원 근무 상태의 파악 및 출장명령, 복무규율 확립에 관한 업무
(4) 사무용품, 도서, 잡기비품, 고정자산 구입 및 유지관리에 관한 업무
(5) 의료보험, 국민연금, 산재보험 및 노동부 관한 업무
(6) 종업원의 복지 후생 개선에 관한 업무
(7) 현금 출납, 일계표의 작성 및 제예금 및 어음장의 기장관리에 관한 업무
(8) 급료, 수당, 상여금, 퇴직금의 계산에 관한 업무
(9) 제품판매 전표 및 세금계산서 작성, 영수, 지불증명서 등의 경리 보관에 관한 업무
(10) 전표관리 각종 세무보고서 보관에 관한 업무
(11) 원부자재의 구매 계획 수립에 관한 업무
(12) 구매에 관한 각종 정보자료의 정리, 보관에 관한 업무
(13) 구매문서(구매시방)의 작성에 관한 업무
(14) 구매발주(외주가공품 포함)에 관한 업무
(15) 구매된 제품의 식별 및 재고관리에 관한 업무
(16) 보관 및 보존중인 자재 및 제품에 대한 손상, 노화방지에 관한 업무
(17) 고객지급품의 관리업무
(18) 외주업체의 등록, 평가, 선정 및 사후관리에 관한 업무
3 개발팀
(1) 신제품 개발 및 신기술 도입의 자료, 정보 입수 및 분석에 관한 업무
(2) 신제품 규격 및 사양제작, 입안에 관한 업무
(3) 시제품 제작의뢰에 관한 업무
(4) 시제품 평가, 시험 및 인증시험에 관한 업무
(5) 제품별 개발계획 수립 입안에 관한 업무
(6) 설계관리(계획, 입력, 출력, 검토, 검증, 유효성 확인)에 관한 업무
(7) 설계 출력물(도면포함)의 등록 및 배포에 관한 업무
(8) 설계변경의 승인 및 통보에 관한 업무
(9) 품질경영 공정도(QC 공정도) 작성에 관한 업무
4 품질경영팀
(1) 품질경영매뉴얼 작성 및 품질경영시스템 문서 및 자료의 관리에 관한 업무
(2) 기록의 관리기준 설정 및 유지 업무
강하넷(주) 조직 및 업무분장 절차서 문서번호 QP-5501 페이지 8/8
(3) 품질보증 부문의 사업계획 입안 및 실적관리 업무
(4) 경영검토의 계획수립, 실시 및 보고의 주관 업무
(5) 자원의 확보 및 교육훈련의 주관 업무
(6) 자격부여의 주관 업무
(7) 검사장비의 관리 업무
(8) 내부심사의 계획, 실시 및 결과 보고와 시정조치에 관한 업무
(9) 프로세스 모니터링 및 측정에 관한 주관 업무
(10) 제품의 모니터링 및 측정에 대한 전반적인 관리 업무
(11) 부적합 제품의 관리에 대한 업무
(12) 데이터의 분석 업무
(13) 시정조치 및 예방조치의 주관 및 지속적 개선의 주관 업무
(14) 부적합품 발생에 대한 원인분석 및 대책 수립, 처리에 관한 업무
6 영업팀
(1) 시장조사 및 거래처 개척에 관한 업무
(2) 고객 요구사항의 결정 및 결정된 요구사항에 대한 검토 업무
(3) 납품계획 수립 및 생산의뢰에 관한 업무
(4) 납품 및 외상 매출금 수금에 관한 업무
(5) 견적서 작성에 관한 업무
(6) 고객관리를 포함한 고객과의 의사소통에 관한 업무
(7) 고객으로부터 요청된 클레임(고객불만, A/S)의 처리에 대한 업무
(8) 고객만족 활동에 관한 업무
7 생산팀
(1) 생산업무와 관련된 문서의 작성에 관한 업무
(2) 생산 계획 수립 및 생산작업 지시에 관한 업무
(3) 공정별 공정변수에 대한 지속적인 감시와 통제에 관한 업무
(4) 부적합품 발생에 대한 원인분석 및 대책 수립, 처리에 관한 업무 협조
(5) 생산현장에 투입된 제공품 및 소요 자재관리에 관한 업무
(6) 해당되는 경우 생산현장에서의 공정검사에 관한 업무
(7) 제공품의 식별에 관한 업무
(8) 생산설비, 치공구 관리와 운영에 관한 업무
(9) 환경관리의 업무
(10) 장비이상 발생시 조치에 관한 업무
(11) 제조 공정도 작성
(12) 작업표준서 작성
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업무 분장 슬라이드 템플릿
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업무분장 규정과 업무분장표
업무분장이 잘된 회사일수록 화합이 잘되고 부서간 협조체제가 잘 이루어지는 것을 볼 수 있다. 회사에서는 개인적으로나 조직적으로 반드시 필요한 것이 개인간, 부서간의 업무분장이며 업무분장이 잘되어야 업무를 보다 더 효과적, 효율적으로 처리할 수가 있는 것이다.
아무리 능력을 잘 갖춘 개인들이 많이 모여있다 하더라도 상호간 업무분배에 의한 역할과 조화가 이루어 지지 않으면 모래성의 조직과 같다고 볼수 있는 것이다. 이것을 잘 조정하는 것이 조직장의 중요한 임무요 회사는 기본규정으로서 갖추어야 할 필수요건이 되는 것이다.
업무분장이 제대로 되어 있지 않는 경우 열심히 일하는 사람과 그렇지 않는 사람과의 능력과 업적구분이 어렵고 인사고과를 매기는 기준이 모호하여 일 잘하는 직원으로 부터는 원성이 생기고 전체적인 회사 경영실적의 퇴보를 초래 할 수 밖에 없는 것이다.
업무분장이 되지 않으면 기회주의가 만연하고 능력보다는 밥그릇(입사일자) 숫자를 따지며 줄을 따지고 큰소리 치거나 말 잘하는 사람쪽으로 공과가 잘못 전달되기도 한다. 업적과 능력의 잣대는 엄격한 업무분장에 있으니 인재를 오래동안 유지하고 회사발전을 염두해 두고 있다면 반드시 업무분장과 함께 객관적인 잣대로 평가해 보도록 권유하고 싶다.
1차적으로는 부서간 또는 부서내 업무분장을 조정할 수 있는 권한을 가진 해당부서장과의 팀내 상하좌우 조정과 부서와 부서간의 협의를 통해 반드시 분장을 명확히 하여야 한다. 부서간 개인간 업무월권을 하는 경우도 있지만 일을 떠넘기고 안하는 경우가 비일비재하여 반드시 상호 인정과 합의하에 업무를 분리하여 명문화 하여야 하는것이다.
업무분장표를 만들 때에는 대분류, 중분류, 소분류로 세분화하여 구분하는것이 중요하고 업무 PROCESS상의 절차와 업무이행의 주요관리 POINT가 중요하다. 또한 수행시기와 횟수, 부서간의 협조를 구할사항 및 OUTPUT 양식이나 업적표가 나타나야 객관적인 평가의 기준이 될 수가 있다.
연초에 부서장과 개인담당간의 합의에 의한 업적계획/기술서 및 실적평가를 통하는 경우 더욱 분명한 목표관리(MBO)를 할 수 있으며 공평한 업무배분과 역할의 명확화를 기할 수 있고 개인별 성과급지급, 승진급반영 및 연봉체제 운영을 위한 인사고과의 반영에도 제대로된 객관적인 자료가 될 수 있을 것이다.
실행을 안하고 있는 조직이 있다면 매우 잘못된 조직이며, 탄탄한 조직을 원한다면 능력을 가진사람이나 외부컨설팅을 통하여 반드시 제대로된 업무분장을 실행에 옮겨보라!! UP.. UPGRADE된 조직을 만날 수 있을 것이다.
업무분장 규정 (1)
제 1 장 총 칙
제1 조【목 적】
이 규정은 (주)홍길동(이하 “회사”라고 한다)의 조직기구별 분장업무의 내용과 범위를 정함으로써 부서간의 업무와 책임의 한계를 분명히 하고 회사운영의 체계화 및 합리화를 도모함을 목적으로 한다.
제2조【적용범위】
회사의 각 부서별 분장업무에 관하여 다른 사규에 특별히 정하여진 바가 없으면 이 규정에 따른다.
제3조【상호협조의무】
이 규정에 정함에도 불구하고 부서간 업무한계가 분명하지 않은 경우에는 당해 업무와 관련있는 부서가 상호 협조하여 수행하여야 한다.
제 2 장 업무분장
제4조【공통업무】
다음의 업무는 전 부서에 공통으로 적용한다.
1. 해당부서의 문서수발, 보관에 관한 업무
2. 해당부서의 비품, 집기의 보전관리에 관한 업무
3. 해당부서의 방문객 및 초청객 접대에 관한 업무
4. 해당부서 관련업무의 섭외활동에 관한 업무
5. 해당부서 관련업무회의와 회의록 작성 및 보존관리에 관한 업무
6. 해당부서 관련업무의 자료수집, 분석, 보고에 관한 업무
7. 해당부서의 예산의 작성, 제출에 관한 업무
8. 해당부서의 경영계획 및 통계자료 작성, 보고 및 제출에 관한 업무
9. 해당부서의 방화 및 안전관리 확인점검에 관한 업무
10. 해당부서의 직원출장신청, 보고, 정산처리에 관한 업무
11. 해당부서의 업무용품 청구 및 수령에 관한 업무
12. 해당부서의 규정지침, 요령 등의 초안작성에 관한 업무
13. 해당부서의 서무에 관한 업무
14. 해당부서의 연구개선, 능률증진, 직원의 교육훈련 및 관리에 관한 업무
15. 해당부서의 제세공과금의 납부에 관한 업무
16. 타 부서와의 업무협조와 자료통보에 관한 업무
제5조【부서별 업무분장】
각 부서별 담당업무에 대한 분장내역은 (별지서식 제1호)와 같이 작성한다.
부 칙
제1조【시행일】
이 규정은 2012 년 11월 20일부터 시행한다.
【별지서식 제1호】
부서별 업무분장
기획실
1. 경영기본방침 및 경영계획안의 입안작성
2. 경영합리화방안의 수립, 분석 및 비교평가
3. 종합예산안의 편성 및 조정업무
4. 부분예산의 조정 및 통계에 관한 업무
5. 사업계획수립 및 사업타당성업무
6. 신규사업, 사업다각화, 사업개발관련 업무
7. 기업경영상태 및 경영진단 관련업무
8. 사업실적평가 및 사업조정 관련업무
9. 국내외 사업환경 분석 및 사업포지셔닝 입안
10. Task Force 팀 구축 및 운영관리업무
11. 회사의 기구 및 조직개편에 관한 업무
12. 부서별, 사업소별 업무조정 및 기획업무
13. 구조조정 및 경영합리화 방안 관련업무
14. 회사의 홍보, 광고, 언론, 공시 관계업무
15. 기타 사장의 특별 지시사항
총무부
1. 회사직인의 제작 및 사용관리
2. 문서수발, 문서작성, 정리보관 및 폐기에 관한 업무
3. 대내외 행사에 관한 업무
4. 비품, 소모품 구입 및 관리에 관한 업무
5. 사무실 및 집기관리, 유지업무
6. 사규의 제정 및 개정업무
7. 등기, 공고 등 행정 및 소송사무 처리업무
8. 건강, 의료, 산재, 고용 등 4대보험 업무
9. 업무용차량의 관리업무
10. 사우회 및 우리사주에 관한 업무
11. 주주총회 및 이사회 진행업무
12. 회사자산 및 부동산 관리업무
13. 의전 및 비서업무
14. 기타 다른 부서에 속하지 않는 업무
15. 주주총회, 주식배당금, 기타 주주에 관한 업무
16. 주식발행, 보관, 주주명부의 관리업무
17. 회사의 주식의 동향 및 분석 업무
18. 반기(영업)보고서의 제출업무
19. 기타 주식관리에 관한 업무
20. 장단기 전산화 종합계획 수립에 관한 업무
21. 전산기기 도입 및 운영관리에 관한 업무
22. 회사 홈페이지 구축 및 운영업무
23. 전산 시스템 관리 및 운영업무
24. 전산 DB자료 백업 및 데이터 관리업무
25. 회사 소프트웨어 및 하드웨어 관리업무
26. 회사 BPR, ERP 도입 및 운영관리업무
27. 전산교육계획의 수립 및 시행업무
28. 회사 정보화체제 구축 및 운영관련업무
29. 기타 회사업무와 관련된 모든 전산 업무
인사부
1. 직원의 채용, 보직, 이동에 관한 업무
2. 직원의 해직, 퇴직에 관한 업무
3. 직원의 승급, 승진에 관한 업무
4. 사내.외 교육, 연수등 직원교육훈련에 관한 업무
5. 직원의 출장, 휴가, 파견근무에 관한 업무
6. 재직 및 경력증명 등 인사증명관리 발급업무
7. 직원의 복리후생에 관한 업무
8. 직원의 급여, 상여금, 퇴직금의 계산 및 정산업무
9. 직원의 일직, 당직에 관한 업무
10. 노동조합, 노사협의회에 관한 업무
11. 직원 인사고과 및 상벌에 관한 업무
12. 기타 인사관리와 관련된 업무
경리부
1. 회계제도의 입안 및 연구에 관한 업무
2. 회계장부 및 일계표의 기록, 보관업무
3. 재무제표의 작성 및 보고에 관한 업무
4. 세무회계에 관한 업무
5. 결산 및 세무조정에 관한 업무
6. 자산재평가 및 감가상각에 관한 업무
7. 영업수지 및 영업의 수지에 관한 업무
8. 손익계산서 및 사후원가계산에 관한 업무
9. 국세, 지방세, 원천세 등 세무관리업무
10. 보험가입 및 보상, 배상에 관한 업무
11. 현금출납 및 세금계산서 발행업무
12. 현장 경리회계처리의 지도․감독에 관한 업무
13. 회계사, 세무사, 세무서 등 관련업무
경리부 ( 자금집행 )
1. 자금계획안의 수립 및 조정에 관한 업무
2. 자금조달대책의 수립 및 조정에 관한 업무
3. 연간, 분기별, 월별 자금수지계획
4. 중장기, 단기 자금조달 및 운영계획
5. 자금의 입금 및 지출에 관한 업무
6. 자금수지실적표의 작성․보고에 관한 업무
7. 현금 및 유가증권의 보관 및 수불업무
8. 자금운영관리에 관한 업무
9. 예,적금 및 유가증권 관리업무
10. 수표, 어음의 발행 및 현금출납에 관한 업무
11. 매입채권 및 매입채무에 관한 업무
12. 사채의 발행 및 상환에 관한 업무
13. 보험, 리스, 렌탈, L/C 등 금융업무
14. 금융기관 관련업무
15. 기타 사업자금조달 및 운영 관련업무
영업부
1. 중장기 마케팅계획 및 전략수립
2. 시장동향분석 및 동종업계 조사
3. 시장창출을 위한 판매활동방안 수립
4. 판매원가와 판매가격의 계산과 조사
5. 영업견적 및 계약관련업무
6. 거래처의 신용조사와 신용한도 산정
7. 외상매출금, 미수금, 부실영업채권 관리
8. 고객불만접수 및 처리업무
9. 고객만족을 위한 영업활동의 전개
10. 용역, 제품, 상품의 사후관리(A/S) 제공
11. 시장정보 수집 및 고객트랜드 조사
12. 생산.개발부서에 상품 및 제품개발 정보 전달
13. 영업 본․지점 관리에 관한 업무
14. 기타 거래처 및 고객관리업무
자재부(내자재,외자재,사급자재,도급자재,출하 등)
1. 자재수급계획 및 구매계획수립에 관한 업무
2. 자재의 시장조사 및 업계동향에 대한 조사분석
3. 자재비축 계획안의 수립 및 실시에 관한 업무
4. 실행예산의 자재단가의 검토․확인업무
5. 자재구입 및 자재유통․거래처 관리업무
6. 자재의 구입․납품에 관한 업무
7. 생산현장의 자재관리의 지도․감독에 관한 업무
8. 자재구입대장 기록 및 보관업무
9. 자재에 관한 정보수집 및 분석업무
10. 자재창고관리에 관한 업무
11. 자재구매 및 운송관리 업무
12. 자재재고조사 및 통제관리업무
13. 자재구입 견적의뢰 및 검토업무
14. 구입자재의 표준규격 관리 및 조정업무
15. 자재청구서의 검토확인과 조정에 관한 업무
16. 불용자재의 매각․처분에 관한 업무
17. 기타 자재관리에 관한 업무
생산부(자작생산,외주관리,QA/QC,생산설비 등)
1. 중장기 재품개발 및 생산계획
2. 생산능력검토 및 생산설비 도입계획
3. 노동생산효율 및 생산성 향상활동
4. 현장작업 인원관리 및 공무
5. 현장기술지도 및 점검
6. 작업지시서 발급 및 제품공정관리
7. 작업환경 및 안전. 산재관리
8. 품질향상을 위한 QC활동 전개
9. 하청 및 하도급, 협력업체 거래업체 관리
10. 기술 및 제품규격인증을 위한 현장활동
11. 생산설비 및 장비점검 관련업무
12. 생산제품(상품) 재고관리업무
13. 기타 제품생산 및 개발과 관련된 업무
연구개발부(영업기술,생산기술,엔지니어링 등)
1. 신제품개발 및 제품개선에 관한 개량연구
2. 조사, 실험 및 기초과학연구
3. 기업부설연구소 설립 및 운영관련 업무
4. 기술도입, 이전 및 기술계약 관련업무
5. 연구원 자질향상 및 전문인력의 양성
6. 특허권 등 산업재산권 개발 및 관리업무
7. 국내외 유명규격인증 관련 연구업무
8. 산학연 공동연구개발과제 수행업무
9. 연구발표, 세미나 및 연구보고서 발간
10. 연구과제 선정 및 계약 등 대외 연구행정업무
11. 기타 신소재연구, 기술개발 관련 업무
▶회사마다 상기 업무분장 이 외 기타 여러부서나 업무가 있을 수 있으며 업무내용과 성격 및 분장에 따라 추가감의 조정이 필요하다. 아래는 대기업규모 본사의 업무분장 규정으로서 업무분장 규정의 또 다른 예시이니 참조바람.
업무분장 규정 (2)
제 1조 (분장의 원칙)
① 각 조직단위는 직능에 따라 분배된 범위의 분장업무를 명확히 처리하여야 한다.
② 각 조직단위는 분장의 한계를 유지하고 중복이나 간격이 생기지 않도록 하여야 한다.
제 2조 (협조)
① 각 조직단위는 상호 관련있는 업무에 관하여 업무활동이 유기적으로 운영되도록 자발적으로 협의하고 협조하여야 한다.
② 직위간의 주관에 합의를 보지 못하면 공통의 상급자의 결정에 따른다.
제2조의2 (공통업무)
각 부점은 다음 각호의 업무를 수행한다.
1. 소관업무에 관한 계획의 수립과 집행에 관한 사항
2. 소관업무에 관한 규정의 제정, 개폐에 관한 제안
3. 소관업무에 관한 사무개선에 관한 사항
4. 소관업무에 관한 자체연수에 관한 사항
5. 소관업무에 관한 위원회의 운영에 관한 사항
제3조 (기획부)
기획부는다음의 업무를 관장한다.
(기획)
1. 기본업무 전반에 걸친 종합기획에 관한 사항
2. 업무계획의 수립, 통제 및 평가에 관한 사항
3. 이익관리에 관한 사항
4. 예산의 편성 및 배정에 관한 사항
(조정 및 통제)
1. 각 부점의 업무조정
2. 출자관계회사 종합조정 및 통제
3. 각종 요율의 조정에 관한 사항
4. 조직관리 및 업무조정에 관한 사항
5. 새로운 업무개발에 관한 사항
(업무개선)
1. 업무개선의 기획에 관한 사항
2. 제안제도의 운용
(규정)
1. 규정의 제정, 개폐와 심사 , 합의에 관한 사항
2. 규정집의 편찬 , 관리에 관한 사항
3. 업무관계 법규에 관한 조사, 연구
(조사)
1. 경제조사에 관한 사항
2. 금융시장에 관한 자료수집 및 조사, 연구
3. 사보 및 자료집 발간에 관한 사항
4. 연혁지 기타 사료에 관한 사항
5. 도서, 신문의 구입 및 관리
6. 관련기관, 감독관청 및 업계간의 연락교섭, 정보수집 분석에 관한 사항
(홍 보)
1. 업무에 관한 광고, 선전의 기획 및 집행
2. 광고물의 발간
3. 영업보고서의 제작
4. 기타 PR에 관한 사항
(회 계)
1. 일일계산에 관한 사항
2. 재무회계에 관한 관한 사항
3. 세무회계에 관한 사항
4. 관리회계에 관한 사항
5. 계정과목 신설, 개폐에 관한 사항
6. 부서별 일일마감의 적정여부에 관한 사항
(재무위험관리)
1. 신용리스크에 관한 사항
2. 유동성리스크에 관한 사항
3. 가격변동위험에 관한 사항
4. ALM에 관한 사항
(전산관리)
1. 전산업무의 기획 및 개발
2. 전산시스템의 도입, 관리 및 운영에 관한 사항
3. 사무기기의 취득, 관리 및 처분에 관한 사항
4. 전산업무에 관한 장표 및 서양식 제정에 관한 사항
5. 계산서의 검사에 관한 사항
6. 전산화에 관한 사항
7. 거래기업에 대한 전산용역 제공에 관한 사항
8. 전 각호에 부대되는 업무
제4조 (총무부)
총무부는 다음의 업무를 관장한다.
(비 서)
1. 이사회 및 임원실에 관한 사항
2. 중요인장의 관수
3. 기밀문서의 관리
4. 주무관청 및 김독기관에 대한 보고 통제에 관한 사항
(인 사)
1. 직원의 임면, 이동, 상벌 및 복무에 관한 사항
2. 직원의 채용에 관한 사항
3. 직원의 파견, 출장에 관한 사항
4. 직원의 급여에 관한 사항
5. 인사위원회에 관한 사항
6. 인사고과에 관한 사항
7. 의례 및 식전에 관한 사항
8. 직원의 보건후생 및 의무에 관한 사항
9. 사우회, 동호회, 사주조합, 신용협동조합에 관한 사항
10. 직원의 복리증진 및 고정처리에 관한 사항
(연 수)
1. 연수 및 교육훈련의 기획, 통할에 관한 사항
2. 연수 및 교육훈련교재의 편찬, 발간에 관한 사항
3. 고시에 관한 사항
4. 국내외 파견, 연수에 관한 사항
(서 무)
1. 주주총회, 주주 및 주식에 관한 사항
2. 예산의 집행에 관한 사항
3. 경비증빙서에 관한 사항
4. 문서의 접수 및 발송에 관한 사항
5. 문서의 관리에 관한 사항
6. 등기 및 공고에 관한 사항
7. 중요계약에 관한 사항(영업관계 제외)
8. 업무용부동산 및 부속설비의 취득, 관리 및 처분에 관한 사항
9. 업무용건물 및 부속설비의 건축 및 영선에 관한 사
10. 물품의 조달, 관리 및 처분에 관한 사항
11. 차량의 구입, 처분에 관한 사항
12. 차량의 관리에 관한 사항
13. 기타 타부서에 속하지 아니하는 사항
(안전관리)
1. 비상종합계획의 수립, 조정 및 통제에 관한 사항
2. 보안 및 안전업무에 관한 사항
3. 소방훈련과 장비관리에 관한 사항
4. 당숙직 근무에 관한 사항
5. 제반경비와 장비관리에 관한 사항
6. 수위 및 경비원의 감독에 관한 사항
7. 민방위 훈련에 관한 사항
8. 전 각호에 부대되는 업무
제5조 (심사부)
심사부는다음의 업무를 관장한다.
(팩토링심사)
1. 거래기업체의 신용조사 및 업종별 산업조사
2. 거래적격업체의 선정, 유보, 취소에 관한 사항
3. 거래적격업체의 동향분석 및 거래한도관리
4. 팩토링거래기업 및 매출처에 대한 신용조사
5. 팩토링거래기업의 선정 및 유보, 해지에 관한 사항
6. 팩토링거래기업의 동향분석 및 거래한도 관리에 관한 사항
7. 담보물의 평가 및 감정에 관한 사항
8. 담보물의 취득, 관리 및 처분에 관한 사항
9. 여수신업체의 신용에 대한 정보관리
10. 시설대여, 연불조건부 판매 및 외화대출, 지급보증에 대한 제 2차심사
11. 원화 중장기 대출,지급보증및 회사채 지급보증에 대한 제 2차 심사
(여신통제)
1. 여신의 종합적 분석 및 통제에 관한 사항
2. 영업한도 및심사의견서 준수에 관한 사항
3. 여신현황의 정례보고에 관한 사항
(사후관리）
１. 영업채권에 대한 법적절차에 관한 사항
２. 기일경과어음에 대한 사후관리
３. 담보물의 취득 , 관리 , 처분에 관한 사항
４. 연체이자의 감면에 관한 사항
５. 부실채권의 대손상각에 관한 사항
６. 상각채권의 추심에 관한 사항
제6조 (금융부)
금융부는다음의 업무를 관장한다.
(여신업무)
1. 어음의 할인, 인수, 보증에 관한 사항
2. 어음 및 채무증서의 발행에 관한 사항
3. 어음 및 유가증권의 매출 및 환매에 관한 사항
4. 무역어음의 인수, 할인 및 매출, 환매에 관한 사항
5. 어음매매의 중개(매도인)에 관한 사항
6. 여신거래처 개척, 관련정보 수집에 관한 사항
7. 전 각호에 부대되는 업무
(CD업무)
1. 양도성예금증서의 매매, 중개 및 재매입에 관한 사항
2. 양도성예금증서의 보관, 관리및 출납에 관한 사항
(채권관리)
1. 어음거래약정서 등 여신과 관련된 제반 채권관계서류의 취득,보관,관리에 관한 사항
2. 기일경과어음에 대한 사후관리 및 영업채권보전에 필요한 제반 절차에 관한 사항
3. 담보유가증권(주식 및 채권 제외)의 취득, 관리 및 처분에 관한 사항
4. 부실징후기업에 대한 채권확보에 관한 사항
5. 기일경과여신에 대한 채권확보에 관한 사항
6. 사후관리 담당부서로 이관전 여신거래처에 대한 담보물의 취득, 관리, 처분에 관한 사항
7. 사후관리업무와 업무협조 및 이관에 관한 사항
(국내팩토링업무)
1. 국내팩토링 업무의 기획 및 개발에 관한 사항
2. 매출채권의 매입 및 추심
3. 거래기업에 대한 금융 및 보증
4. 거래기업에 대한 경영지도 및 회계업무 대행에 관한 사항
(보관업무)
1. 보유어음 및 매출채권의 보관, 관리 및 출납에 관한 사항
2. 어음예탁업무에 관한 사항
(ＣＭＡ자산운영업무）
１. 어음관리계좌 예탁금의 자산운영에 관한 사항
(마케팅 업무)
1. 여신기획에 관한 사항
2. 여신관련 마케팅 업무
3. 전 각호에 부대되는 업무
4. 여신관련 요율의 책정에 관한 사항
5. 금리예측 및 영업전략에 관한 사항
6. 금융관련 통계, 분석 및 보고자료 작성에 관한 사항
7. 전 각호에 부대되는 업무
(콜거래 및 CD업무）
1. 콜거래에 관한 사항
2. 자금시장 분석 및 예측에 관한 업무
(자금 및 계산업무）
１. 자금의 수급계획 및 조정에 관한 사항
２. 거래은행과의 당좌거래에 관한 사항
３. 금융기관과의 예금 및 장단기 원화자금조달에 관한 사항
４. 종금채 발행에 관한 업무
５. 지급준비자산에 관한 사항
６. 일일전표의 계정과목별 합계표의 작성에 관한 사항
７. 전 각호에 부대되는 업무
(회수어음의 처리)
1. 회수어음 및 서손어음의 관리,반환
2. 전 각호에 부대되는 업무
제7조 (법인영업관리부)
법인영업관리부는 다음의 업무를 관장한다.
(수신업무)
1. 어음 및 채무증서의 발행에 관한 사항
2. 어음 및 유가증권의 매출 및 환매에 관한 사항
3. 표지팩토링어음의 매출 및 환매에 관한 사항
4. 무역어음의 매출 및 환매에 관한 사항
5. 표지무역어음의 매출 및 환매에 관한 사항
6. 어음관리구좌 예탁금의 입금 및 지급에 관한 사항
7. 적격증권 재매입 조건부매출 및 재매입에 관한 사항
8. 양도성예금증서 매매, 중개 및 재매입에 관한 사항
9. 어음매매의 중개(매수인)에 관한 사항
10. 현금의 보관 및 출납에 관한 사항
11. 창구고객관리에 관한 사항
12. 투자상담실에 관한 사항
13. 전 각호에 부대되는 업무
(기획/마케팅업무)
1. 수신업무 전반에 관한 기획사항
2. 수신에 관한 정보의 수집 및 관리에 관한 사항
3. 수신통계 및 분석에 관한 사항
4. 섭외추진위원회에 관한 사항
5. 수신마케팅 관련 업무
6. 영업홍보에 관한 사항
7. 수신관련 요율 책정에 관한 사항
(법인수신업무)
1.법인수신거래처개척을 위한 섭외에 관한 사항
2.주요법인 수신거래처 관리에 관한 사항
3.법인수신에 관한 사항
4.금융기관 전담섭외에 관한 사항
제8조 (일반영업부)
일반영업부는 다음의 업무를 관장한다 .
(수주,판매,입금업무)
1. 중장기 마케팅계획 및 전략수립
2. 시장동향분석 및 동종업계 조사
3. 시장창출을 위한 판매활동방안 수립
4. 판매원가와 판매가격의 계산과 조사
5. 영업견적 및 계약관련업무
6. 거래처의 신용조사와 신용한도 산정
7. 외상매출금, 미수금, 부실영업채권 관리
8. 고객불만접수 및 처리업무
9. 고객만족을 위한 영업활동의 전개
10. 용역, 제품, 상품의 사후관리(A/S) 제공
11. 시장정보 수집 및 고객트랜드 조사
12. 생산.개발부서에 상품 및 제품개발 정보 전달
13. 영업 본․지점 관리에 관한 업무
14. 기타 거래처 및 고객관리업무
제9조 (국제부)
국제부는다음의 업무를 관장한다.
(외화자금업무)
1. 수출(수입)팩토링채권의 매입(양수), 보관, 관리 및 추심에관한 사항
2. 수입팩토링에 따른 신용승인 및 금융에 관한 사항
3. 외화자금, 외국환, 국제선물에 관한 사항
4. 외화지급보증에 관한 사항
5. 전 각호 및 국제금융에 부대되는 업무
(국제투자업무)
1. 외화 상품유가증권 매매에관한 사항
2. 외화 투자유가증권 운용에 관한 사항
3. 국제 투융자 관련 신용분석에 관한 사항
4. 외화 유가증권의 관리, 평가, 보고에 관한 사항
5. 전 각호에 부대되는 업무
(리스업무)
1. 리스에관한 사항
2. 중장기 여신에 관한 사항
3. 회사채 지급보증에 관한 사항
4. 전 각호에 부대되는 업무
제10조 (00지점)
oo지점은 다음의 업무를 관장한다.
(수신업무)
1. 제13조의 (수신업무) 전반
2. 본사 업무 중 영업의 중개, 알선, 대리 및 투자상담
3. 전호에 부대되는 업무
(기획/마케팅업무)
1. 수신업무 전반에 관한 기획사항
2. 영업관련 통계 및 분석에 관한 사항
3. 영업홍보 및 수신마케팅 관련 업무
(법인수신업무)
1. 법인 수신거래처 개척을 위한 섭외에 관한 사항
2. 주요법인 수신거래처 관리에 관한 사항
3. 법인수신에 관한 사항
(본사와의 업무협조)
1. 본사 업무중 영업의 중개, 알선, 대리 및 투자상담
제11조(투자운용실)
(증권업무)
1. 증권업무의 기획 및 개발에 관한 사항
2. 유가증권의 인수 매출에 관한 사항
3. 유가증권의 모집 또는 매출의 주선에 관한 사항
4. 유가증권의 매매 및 위탁매매에 관한 사항
5. 유가증권의 매매의 중개 또는 대리에 관한 사항
6. 주가지수를 대상으로 하는 거래에 관한 사항
7. 투자유가증권의 취득 , 관리 및 처분에 관한 사항
8. 증권투자신탁 업무에 관한 사항
9. 유가증권의 관리 및 평가에 관한 사항 (CMA, 환매채 편입분 포함)
10. M&A 업무 및 관련 업무
11. 전 각호에 부대되는 업무
제12조 (감사실)
감사실은 다음의 업무를 관장한다.
(감 사）
１. 내부업무감사에 관한 기획과 통할에 관한 사항
２. 내부업무감사의 실시 및 보고
３. 외부감사기관과의 업무연락 및 보고에 관한 사항
４. 외부감사(결산감사 제외)의 수감 총괄에 관한 사항
５. 감사결과에 대한 사후조치 및 확인에 관한 사항
６. 사무인계의 감독에 관한 사항
(민 원）
１. 직장새마을운동 추진에 관한 사항
２. 금융쇄신업무의 기획과 통할에 관한 사항
３. 민원사무처리에 관한 사항
(소송업무)
１. 출자관계회사 소송관련 업무
2. 기타소송업무
부 칙
１. (시행일）이 규정은 20xx 년 xx월 xx일부터 시행한다.
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02화 같은 부서 내에서 업무 분장을 잘하는 방법
같은 부서 내에서
업무 분장을 재조정하게 되는 상황은
어떤 경우일까?
조직 개편이 일어나거나,
비즈니스 상황과 환경이 변화하여 일의 속성이 달라졌을 때,
새로운 인력이 들어와서 기존 업무에 대해 재분배가 필요할 때,
또는 기존의 업무를 점검하여 일하는 방식을 새롭게 개선하고 보완하고 싶을 때,
같은 부서 내에서 담당자들 간의 업무 분장을 다시 조정하게 된다.
업무 분장을 조정하는 과정은 생각보다 쉽지 않아서,
새로운 업무 분장을 위해 논의하는 과정 속에서 때로는 깊은 갈등과 몸살을 겪기도 한다.
업무 조정 과정에서 갈등과 몸살을 겪는 이유는 여러 가지가 있겠지만,
아래와 같은 두 가지 이유가 대표적이다.
1. 업무를 다시 조정해야 하는 배경과 목적, 새로운 조정의 방향이 구성원들에게 제대로 공유되어 있지 않다.
– 조직 개편이 되었으면 어떤 배경에서 조직 개편이 되었는지, 새로운 조직에 기대하는 역할이 무엇인지 사전에 구성원들에게 충분히 공유되었어야 한다. 비즈니스 상황이 변해 부서 내 새로운 기능이 필요해졌다면 변화된 상황과 기대하는 역할에 대한 사전 설명이 필요하다. 새로운 인력이 들어왔다면 새로운 사람에게 기대하는 역할은 무엇인지, 향후 부서의 운영을 어떻게 가져갈 것인지 충분히 논의하는 자리가 있어야 한다. 만일 이와 같은 설명과 공유의 자리가 없었다면, 구성원들은 어떻게 자신의 역할을 정립하고 일을 나누어야 할지 기준을 설정하지 못하고 갈피를 잡을 수 없게 된다.
2. 담당자들이 새롭게 맡게 되는 업무에 대해 방어적이다.
– 업무 분장에 대해 논의가 시작되면 구성원들은 꽤 예민해진다. 혹시나 자신이 남들보다 더 많은 일을 하게 되지 않을까 싶은 우려 때문이다. 또 누군가가 자신에게 어렵거나 귀찮은 일을 떠맡기지는 않을까 하는 염려도 생긴다. 그래서 논의하는 과정 속에서 새롭게 자신에게 오게 될 것 같은 일의 ‘과거’속성을 살핀다. 이를테면 이전에 이 일의 분량이 대략 어느 정도였는지, 시간은 어느 정도 걸리는지, 이전 담당자는 어디서부터 어디까지 이 일을 진행했는지를 따지게 된다. 그래서 자신이 생각하기에 ‘과거와는 달리’ 자신에게 과도하게 일이 몰렸다고 생각되면 ‘공정성’과 ‘형평성’을 들어 업무 분장의 ‘부당함’을 주장한다.
직무 분석이 아주 상세하게 이루어져 있고,
업무 프로세스도 매우 명확해서
각 직무에 대한 책임과 역할이 훌륭하게 문서로 뿐만 아니라
구성원들의 인식과 행동 수준까지 공유가 되어있는 조직이라면
업무 분장이 좀 더 수월할지 모르겠으나,
비즈니스 환경이나 고객의 니즈가 끊임없이 변화하고,
업무 방식도 고정적이 아니라 유동적으로 움직여야 하는, 대부분의 조직에서는
현명한 업무 분장을 위해 생각보다 깊은 고민과 논의가 필요하다.
일의 질과 양을 나타내는 박스 안의 숫자는 늘 고정적이지 않다
위에서 언급한 두 가지 이유 중,
1번은 그런대로 리더의 역할로 커버가 가능하다.
리더가 조금 더 신경 써서 왜 지금 현재 우리 부서에서 업무 조정이 필요한지,
그래서 앞으로 조직 운영을 어떻게 할 계획이고, 각 개인들에게 어떤 역할을 기대하고 있는지
최소한의 전략적인 인식을 가지고 있는 리더라면
충분히 감당할 수 있고 구성원들의 공감을 이끌어 낼 수 있다.
(물론, 사전에 이런 공유와 논의의 자리가 있어야 한다는 인식을 아예 못 가지고 있는 리더도 많다)
문제는 2번이다.
새로운 업무 분장에 대해 계속해서 예민하고 방어적으로 반응하는 구성원은 어떻게 설득해야 할까?
물론 그전에 전제는 1번을 해결해야 한다.
1번이 해결되지 않고 2번 상황에서 구성원의 공감을 얻는 것은 거의 불가능하다.
그런데 1번이 해결되어도, 2번 문제는 발생할 수 있다.
2번 문제를 해결하기 위해서는 구성원과 ‘ 새로운 업무 분장의 규칙’ 을 공유해야 한다.
즉, 업무 분장의 배경과 목적을 나누는 데에 그치지 말고
업무 분장을 나누기 위한 가정과 규칙을 구성원들과 충분히 공유해야 한다.
아래와 같은 가정과 규칙이라면 어떨까.
1. 개인이 아니라 조직 파워를 늘리는 방향으로 업무 분장을 한다.
– 업무의 양을 공정하게 나누는 것이 중요한 것이 아니라, 먼저 부서 전체가 일을 조금 더 스마트하고 생산성 있게 할 수 있는 방향으로 업무를 조정한다. 스마트하고 생산성 있게 일한다는 것은 ‘중요한 일에 더 집중한다’는 것이다. 업무의 속성과 연계를 고려하여 각 역할의 범위를 새롭게 설정하고, 새롭게 정의된 역할 범위에서 우선순위를 도출한다. 그리고 개인 직무의 우선순위 과제가, 부서의 전략과제가 될 수 있도록 설정한다. 결과적으로 부서가 전체 조직에 더 유효한 임팩트(Impact)를 줄 수 있도록 개인의 역할과 업무 방식을 조정하는 것이 업무 분장이다.
2. 제거해야 할 일과 개선해야 할일을 구분하고, 이를 성과목표에 포함시킨다.
– 과거의 일을 그대로 답습하지 않는다. 이전에 그렇게 했다고 해서 앞으로도 똑같이 일을 진행하지 않는다. 불필요한 일은 없애고, 시스템이나 프로세스를 개선하여 간소화시킬 수 있는 것은 간소화한다. 이를 개인과 부서의 성과목표에 반영하여 결과적으로 개인과 조직이 더 중요한 일에 집중할 수 있도록 한다.
3. 개인의 성장을 고려하여 업무를 분장한다.
– 각 부서에서 담당하고 있는 역할과 일에는 중요도와 난이도가 있다. 보통 1-2년차 사원이 쉽지만 매일매일 돌아가야 하는 일, 하루라도 진행되지 않으면 주변 사람들이 불편하게 되는 일을 담당하게 된다. 그 일을 4년차, 5년차가 되어서 똑같이 할 수는 없다. 구성원의 육성에 관심이 있는 조직/리더 라면 시간이 지날수록 구성원이 역량을 발휘할 수 있는 경험을 제공해주어야 한다. 조직에서 그 경험은 보통 ‘도전적인 업무 제공’으로 이루어진다. 지금까지 해왔던 일보다 조금 더 난이도가 있고, 중요한 일을 맡겨서 구성원 개인이 그 문제를 해결해나가며 성장하고, 조직 차원에서도 새로운 담당자가 일이나 제도를 개선해나가는 효과를 얻을 수 있도록 해야 한다.
4. 실무자가 제대로 일을 하면 고유 업무는 시간이 지날수록 더 쉬워지고 빨리 끝낼 수 있다.
– 조금 더 난이도 있고 중요한 일을 맡게 된 구성원은, 처음에는 해당 업무를 진행하고 문제를 해결해나가는데 꽤 많은 시간이 걸리게 된다. 일을 제대로 한다는 것은 그동안에 해온 방식을 컨트롤씨(ctrl+c) – 컨트롤브이(ctrl+v)하는 것이 아니다. 일이 돌아가는 상황과 프로세스를 면밀히 관찰하고, 그 안에서 일의 진짜 본질과 속성을 발견하고, 자신만의 관점으로 다시 일을 재해석하여 새로운 문제해결 방식을 제안하는 것이 조직에서 실무자가 제대로 일을 하는 방식이다. 앞서 이야기한 대로 불필요한 일들을 제거하거나 다른 방식으로 개선하여, 일하는 방식의 변화를 통해 조직 문화까지 변화시킬 수 있는 영향력을 발휘할 수 있다. 시간이 지날수록 자주 수행하는 고유 업무는 매우 익숙해져서, 처음보다 더 쉽고 빠르게 일을 진행할 수 있게 된다.
아래 그래프처럼, 업무를 수행하는 시간이 지날수록, 담당자의 노하우와 요령, 업무 관점이 확장되면서 실제로 일을 처리하는 시간이 줄어들 수 있게 되는 것이다. 담당자의 일에 대한 실력은 도전적인 업무를 수행하면서 그 일을 자신의 것으로 만들어가는 과정 속에서 성장한다.
부서 내에서 업무 분장을 할 때,
가로축은 팀원들의 이름, 세로축은 업무가 나열되어 있는 엑셀 화면을 띄워놓고,
업무의 개수를 세어가면서 하는 업무 분장은 이제 그만하자.
먼저, 업무를 분장해야 하는 지금 상황의 배경과 목적, 앞으로의 조직 운영 방식을 충분히 논의하고
개인의 업무량이 아니라 조직 파워를 늘리는 방향으로,
제거해야 할 일과 개선해야 할 일을 함께 논의하는 방향으로,
개인의 성장을 고려하는 방향으로 업무 분장을 논의하고
각 구성원이 제대로 일을 하는 방식이 무엇인지 충분히 공유한다면,
개인과 조직은 더 행복하게 성장하면서 일을 할 수 있지 않을까.
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