Eigen Intranet Maken: De Onmisbare Gids Voor Een Succesvol Intern Communicatieplatform

Wat is een intranet?

Een intranet is een privénetwerk dat exclusief toegankelijk is voor de medewerkers van een organisatie. Het wordt gebruikt als een interne communicatietool binnen het bedrijf en biedt een veilige en afgeschermde omgeving voor het delen van informatie, het samenwerken aan projecten en het uitvoeren van dagelijkse taken. Intranetten worden vaak gebruikt om bedrijfsnieuws te delen, documenten en bestanden te organiseren, interne communicatie te faciliteren en samenwerking tussen teams te bevorderen.

Voordelen van een eigen intranet

Het hebben van een eigen intranet brengt verschillende voordelen met zich mee voor een organisatie. Enkele van deze voordelen zijn:

1. Efficiënte communicatie: Een intranet zorgt voor snelle en eenvoudige communicatie tussen medewerkers, ongeacht hun locatie. Het helpt bij het stroomlijnen van communicatieprocessen, het verminderen van afhankelijkheid van e-mails en het bevorderen van directe interactie tussen collega’s.

2. Verbeterde samenwerking: Door een intranet te gebruiken, kunnen medewerkers gemakkelijk informatie en bestanden delen, samenwerken aan projecten en ideeën uitwisselen. Het biedt een gecentraliseerde ruimte waar teams kunnen samenwerken, waardoor de productiviteit en efficiëntie worden verhoogd.

3. Toegang tot belangrijke informatie: Met een intranet hebben medewerkers toegang tot belangrijke bedrijfsinformatie, zoals beleidsdocumenten, handleidingen, trainingen en procedures. Dit zorgt voor een betere kennisdeling en maakt het gemakkelijk om relevante informatie te vinden.

4. Vereenvoudigde documentbeheer: Een intranet biedt een gestructureerde omgeving om documenten en bestanden op te slaan en te organiseren. Dit helpt bij het vermijden van versnippering van informatie en zorgt ervoor dat medewerkers altijd toegang hebben tot de meest recente versies van documenten.

5. Verhoogde betrokkenheid: Een intranet kan de betrokkenheid van medewerkers vergroten door middel van functies zoals forums, blogs en aankondigingen. Dit stimuleert het delen van ideeën, feedback en teambuilding.

Tips voor het bouwen van een eigen intranet

Het bouwen van een eigen intranet kan een uitdagende taak zijn, maar met de juiste tips en strategieën kan het proces soepeler verlopen. Hier zijn enkele tips om u te helpen bij het bouwen van uw eigen intranet:

1. Definieer uw doelstellingen: Voordat u begint met het bouwen van uw intranet, is het belangrijk om duidelijke doelstellingen en vereisten te definiëren. Wat wilt u bereiken met uw intranet? Welke functies en inhoud wilt u opnemen? Door uw doelstellingen te definiëren, kunt u de juiste tools en functies kiezen om aan uw behoeften te voldoen.

2. Betrek medewerkers: Het is essentieel om uw medewerkers te betrekken bij het ontwerpproces van het intranet. Houd rekening met hun behoeften en feedback om ervoor te zorgen dat het intranet nuttig en gebruiksvriendelijk is. Organiseer bijvoorbeeld feedbacksessies, vraag enquêtes of stel een werkgroep samen om ideeën en suggesties te verzamelen.

3. Maak een intuïtieve navigatiestructuur: Zorg ervoor dat uw intranet een eenvoudige en intuïtieve navigatiestructuur heeft, zodat medewerkers gemakkelijk kunnen vinden wat ze zoeken. Organiseer informatie op een logische manier en gebruik duidelijke en begrijpelijke labels voor menu’s en secties.

4. Pas het ontwerp aan uw merk aan: Geef uw intranet een persoonlijke touch door het ontwerp aan te passen aan de huisstijl van uw organisatie. Gebruik uw merkkleuren, logo en typografie om consistentie te creëren en uw intranet herkenbaar te maken voor medewerkers.

5. Bied training en ondersteuning: Zorg ervoor dat uw medewerkers goed worden opgeleid in het gebruik van het intranet en bied doorlopende ondersteuning. Dit helpt bij een vlotte overgang naar het nieuwe systeem en zorgt ervoor dat medewerkers vertrouwd raken met de functies en mogelijkheden.

Intranet in Office 365

Office 365 van Microsoft biedt een uitgebreid intranetplatform dat bedrijven kunnen gebruiken om hun eigen intranet te bouwen. Met de toevoeging van SharePoint Online binnen Office 365 wordt het bouwen van een intranet vereenvoudigd en kunt u profiteren van de vele functies en mogelijkheden die het platform biedt.

Met SharePoint Online kunt u eenvoudig documenten en bestanden delen, samenwerken aan projecten, interne communicatie faciliteren en verschillende workflows automatiseren. U kunt uw intranet aanpassen aan uw specifieke behoeften door gebruik te maken van de beschikbare sjablonen, ontwerptools en aanpasbare functies.

Bovendien integreert SharePoint Online naadloos met andere Office 365-applicaties, zoals Teams, OneDrive en Outlook. Dit zorgt voor een naadloze gebruikerservaring en stelt medewerkers in staat om efficiënter en productiever te werken.

Het opzetten van een intranet in Office 365 vereist echter wel enige technische kennis en ervaring. Het kan nuttig zijn om een SharePoint-consultant in te schakelen om u te begeleiden bij het ontwerpen en implementeren van uw intranet op basis van uw specifieke behoeften.

Structuur en inhoud van een intranet

Het ontwerpen van de structuur en inhoud van een intranet is essentieel om ervoor te zorgen dat medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot de juiste informatie op het juiste moment. Hier zijn enkele tips voor het structureren en organiseren van uw intranet:

1. Categorieën en submenu’s: Verdeel uw inhoud in duidelijke categorieën en subcategorieën om de navigatie te vergemakkelijken. Maak gebruik van een hiërarchische structuur om informatie te organiseren en zorg ervoor dat menu’s en submenu’s logisch zijn geordend.

2. Zoekfunctionaliteit: Implementeer een krachtige zoekfunctionaliteit op uw intranet, zodat medewerkers snel informatie kunnen vinden. Zorg ervoor dat uw zoekfunctie relevante resultaten oplevert en gebruik filters om de zoekopdrachten te verfijnen.

3. Documentbibliotheken: Organiseer uw documenten en bestanden in duidelijke en goed gestructureerde documentbibliotheken. Maak gebruik van mappen, metadata en versiebeheer om de documenten gemakkelijk te vinden en up-to-date te houden.

4. Team- en projectruimtes: Maak aparte ruimtes op uw intranet voor teams en projecten, waar ze samen kunnen werken en informatie kunnen delen. Zorg ervoor dat deze ruimtes gemakkelijk te beheren zijn en dat alleen relevante teamleden toegang hebben tot de inhoud.

5. Sociale functies: Overweeg het toevoegen van sociale functies aan uw intranet, zoals forums, blogs en reactiemogelijkheden. Dit bevordert de betrokkenheid en interactie tussen medewerkers, wat ten goede komt aan de samenwerking en communicatie.

Hoe een sociaal intranet opzetten?

Een sociaal intranet is een interactieve en collaboratieve omgeving waar medewerkers kunnen communiceren, samenwerken en kennis kunnen delen. Hier zijn enkele stappen om een sociaal intranet op te zetten:

1. Identificeer uw doelstellingen: Bepaal welke doelen u wilt bereiken met uw sociaal intranet. Wilt u de interne communicatie verbeteren, innovatie stimuleren of de betrokkenheid van medewerkers vergroten? Identificeer specifieke doelen en pas uw intranetstrategie dienovereenkomstig aan.

2. Kies de juiste tools: Kies de juiste tools en functies die passen bij uw doelstellingen en behoeften. Overweeg functies zoals forums, blogs, aankondigingen, likes en reactiemogelijkheden om interactie en betrokkenheid te bevorderen.

3. Maak een gebruikersvriendelijk ontwerp: Zorg ervoor dat uw sociaal intranet een gebruikersvriendelijk ontwerp heeft dat intuïtief is voor medewerkers. Maak gebruik van visuele elementen, duidelijke navigatie en aantrekkelijke lay-outs om de gebruikservaring te verbeteren.

4. Bevorder actieve deelname: Moedig medewerkers aan om actief deel te nemen aan het sociaal intranet. Stimuleer het delen van ideeën, het stellen van vragen en het geven van feedback. Creëer een cultuur van openheid en samenwerking om de betrokkenheid te vergroten.

5. Plan training en communicatie: Zorg ervoor dat medewerkers goed worden opgeleid in het gebruik van het sociaal intranet en communiceer regelmatig over nieuwe functies, updates en best practices. Dit helpt bij het bevorderen van adoptie en het creëren van bewustzijn.

Intranet maken met SharePoint en het opzetten van een gratis intranet kunnen waardevolle strategieën zijn voor het creëren van een effectief intern communicatieplatform. Het biedt een veilige en georganiseerde omgeving waar medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot informatie, samen kunnen werken aan projecten en productief kunnen blijven. Met de juiste planning, implementatie en betrokkenheid van medewerkers kan uw intranet een waardevol hulpmiddel worden dat de efficiëntie en samenwerking binnen uw organisatie bevordert.

Een intranet kent vele voordelen. Het helpt medewerkers beter communiceren, kennis te delen en samenwerken. Ook dient het als een handige tool voor interne opleiding en kan het gebruikt worden als creatieve uitlaatklep. Het intranet biedt hulp in het implementeren van ideeën van medewerkers.

Ontdekken 28 eigen intranet maken