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\”업무일지를 작성하라고 해도 잘 안 씁니다..\”
– A 중소기업 관리자
\”업무일지양식은 어떤게 좋아요?\”
– B 스타트업 대표
생각보다 궁금해하더군요. 업무일지양식이나
업무일지 작성방법을 말이죠.
요즘 업무일지양식과 작성 및 관리는 전산화가 거의 대부분 되어있습니다.
사실 업무일지양식은 직장인들이 고민해야할 경우가 적은데요.
기업 대표나 관리자가 부하 직원들의 업무 진척에 대해서 알고 싶은 목적으로
업무일지 작성을 원하기 때문일겁니다.
그래도 업무일지양식은 대게 어떤 것들이 있고,
어떤 필수 내용들이 삽입되어야 하는지 알아보겠습니다.
우리 회사 상황에 맞는 양식을 선택하여, 응용해서 사용하면 됩니다.
업무일지양식 활용에 대해서 제가 강조드리고 싶은 것은,
어떤 업무일지양식을 선택하는가 보다는,
업무일지는 직딩인 나를 위해서 작성해야 한다는 태도가 중요합니다.
또한 관리자들은 왜 업무일지를 부하 직원들이 작성해야 하는지에 대해서
이해시킬 필요가 있습니다.
나와 팀원들의 스케줄을 파악할 수 있고,
심지어 각자의 휴가나 연차 등등에 대해서도 서로 인지할 수 있는 것이 업무일지입니다.
KPI 관리에도 업무일지는 도움을 줍니다.
나의 역할과 책임 (R\u0026R)을 매일 퇴근 무렵 재인식하는 계기를 만들어 주기 때문입니다.
부가적인 일 = 업무일지작성.
더 이상 이와같이 인식되지 않았으면 좋겠습니다.
업무일지양식은 간소하게 작성될 수 있는 것이 좋고,
변화에 즉시 대응해서 업데이트 시킬 수 있어야 합니다.
출근해서 퇴근할 때까지,
생각보다 많은 일이 발생하고 미팅도 얼마나 많습니까.
업무일지양식에 꼭꼭 눌러 작성하는 것은
나와 우리팀 그리고 회사를 위해서
큰 도움이 된다는 생각을 하면 어떨까요?
어떻게 업무일지 작성 및 관리하느냐,
즉, 업무일지 운용 부분입니다.
다들 매일 반복 작성해야하는 업무일지라고 느낀다면,
왜 작성하고 있는지 모르지만, 그래도 퇴근하려면 써야하는 정도로 알고 있다면,
업무일지 제도에 개선이 필요한 상태입니다.
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일일업무일지
일일 업무 일지 . . . 교육, 교 육 내 용, 담당(오전), 담당(오후). 확인, 확인. 문화, 행 사 내 용, 담당(정), 담당(부). 확인, 확인.
Source: kanata.edu.vn
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주제에 대한 기사 평가 일일 업무 일지
- Author: 김컨(KIM Consultant)
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- Date Published: 2021. 3. 12.
- Video Url link: https://www.youtube.com/watch?v=D-V8KYRYDxk
일일 업무일지 양식 & 엑셀 모음
안녕하세요, 예스폼스토리입니다.
드디어 2020년 새해가 밝았습니다. 쥐의 해를 맞이하여 직장과 가정 모두 풍요와 행복이 가득하시길 기원합니다. 새해를 맞이하여 업무적이나 개인적인 목표를 세우셨을 것 같은데요, 구체적인 계획만큼이나 실천도 중요하다는 사실을 명심하시기 바랍니다.
오늘은 매일 자신이 수행한 업무의 경과, 결과, 문제점 등을 기록하는 일일 업무일지를 소개해 드릴 텐데요, 일일 업무일지를 사용하면 업무의 세부사항을 파악할 수 있을 뿐만 아니라, 업무의 진척사항을 파악하여 추후의 업무 계획을 조정할 수 있습니다. 또한, 일일 업무일지를 충실히 작성해두면 주간, 월간 업무일지 작성이 수월해지고 지난 연말, 나를 힘들게 했던 연간 실적 보고서 작성도 조금은 편해지겠죠?
오늘 소개해드리는 다양한 일일 업무일지 양식과 엑셀 서식을 활용하여 신년도 업무계획을 매일 체크하고 실천해보시기 바랍니다.
15화 일일업무일지를 꼭 써야하는 이유
직장 생활을 하다 보면 다양한 일을 접하게 된다. 그 중에는 내가 잘 하는 일도 있지만, 그렇지 못한 일도 있다. 대부분의 사람들은 본인이 잘하거나 좋아하는 일을 먼저 하려는 경향이 있다. 어렵고 하기 싫은 일은 뒤로 미룬다. 추후에 미뤘던 일을 기억하고, 마무리하면 좋겠지만 그렇지 못한 경우가 왕왕 발생한다. 그리고 그럴 때마다 꼭 문제가 발생하곤 한다.
신입사원시절, 나 또한 미뤘던 일이 문제가 됐던 경우가 있었다. 물론 신입이었기에 그럴 수 있다라고 상사들이 눈감아 주긴 했지만 분명 잘못된 습관이었다. 그런 일이 자꾸 반복되면 사람들이 나를 잘 믿지 못하게 되고, 업무 능력 자체에 대해서도 의심을 받을 것 같았다. 그리고 그렇게 살 수 없어 고민하기 시작했다.
어떻게 해야 놓치는 업무를 줄일 수 있을까?
일일업무일지를 쓰자
우리들 인생처럼 직장생활에서도 위기의 순간은 수시로 발생한다. 고객의 클레임이나 상사의 지적 등 생각지도 않은 일이 생기는 경우도 있겠지만, 신입사원이 겪는 대부분의 위기는 ‘깜빡함’에서 온다.
사회생활 초기 아무것도 모르는 나는 그 깜빡함 때문에 여러 고비를 맞은 적이 있었다. 고객에게 물건을 보내주기로 한 것을 잊은 적도 있었고, 매일 제출해야 하는 일지를 내지 않아 상사에게 혼난 적도 있었다. 다행히 신입이었기에 큰 업무가 주어지지 않아 회사에 악영향을 끼칠 만큼의 문제는 아니었지만 그냥 넘어가면 안 된다고 생각했다.
그런 이유로 나는 ‘나의 깜빡함’을 막기 위해 직장 생활 초기부터 메모를 하게 되었다. 처음엔 한컴쪽지를 이용했다. 아침에 출근을 하면 그날 해야 할 일들을 메모했고 그 메모가 다 지워지면 퇴근을 했다. 그리고 언제부턴가 지금 사용하는 엑셀파일 ‘일일업무일지’를 기록했다. 이것도 처음에는 상사의 지시로 작성하기 시작했지만 이내 나의 습관에 녹여져서 나만의 방식으로 사용하게 되었다.
일일업무일지를 사용하게 되니 놓치는 업무가 줄었다. 그뿐만 아니라 일을 먼저 챙기는 장점까지 생기게 되었다.
사용 중인 업무일지 양식
나는 항상 출근해서 컴퓨터를 켜면 오늘 할 일을 먼저 챙긴다. 그리고 중요하거나 급한 일을 먼저 처리한다. 한 번에 처리가 되지 않는 일은 기록해둔다. 지금 이런 일을 했고, 언제 이런 일을 챙길 예정이라고 말이다. (예_비용처리 관련 내용 확인 => 거래명세서 수령예정 => 결재 상신)
그런 식으로 업무를 진행하면서 히스토리를 일일업무일지에 기록을 해둔다. 아직 처리가 되지 않은 일은 굵은 글씨로 남겨두고, 처리가 된 일은 얇은 글씨로 바꿔둔다.(그러면 한눈에 쉽게 알아볼 수가 있다)
이런 식으로 관리를 하면 놓치는 일을 정말 많이 줄일 수가 있다. 물론 일일업무일지에 적는 것 자체를 잊는 바람에 더 큰 사달이 난 일도 있기는 하지만 그건 특별 케이스라고 생각하자.(예외 없는 법칙은 없고 완벽한 방법이란 없는 것이니까)
메모의 달인인 신정철작가는 본인의 저서 ‘메모 습관의 힘’에서, 본인은 주간업무계획표를 작성하고 있으며, 그것에 대한 장점을 설명해주었다. 나와 마찬가지로 처음에는 상사의 지시로 시작했지만 지금은 누가 시키지 않지만 스스로 하고 있다고 한다.
하루 5분 나를 성장시키는 ‘메모 습관의 힘’ 78p / 신정철 지음
위의 그림은 책에 나와있는 페이지를 그대로 올려보았다. 아마 많은 회사에서 비슷한 양식으로 사용하고 있을 텐데 정작 사용법은 모르는 경우가 많다. 작성법을 꼭 참고하여 이용했으면 좋겠다.
또한 신정철 작가는 주간업무계획표를 만들면 3가지의 장점이 있다고 한다.
첫째, 마음이 편해지고
둘째, 업무 효율이 올라가고
셋째, 만족도가 올라간다고 한다.
나 또한 일일업무일지를 쓰며 동일한 느낌을 가졌다.
그날그날 계획을 세우는 것이 조금 귀찮기는 하지만 일단 계획을 세우고 나면 나머지 시간은 그냥 계획대로 하면 되니까 맘이 편해진다. 그리고 빠트리는 일이 없어지고 예정된 업무에 대해 미리 준비를 하니 업무 효율이 올라갈 수밖에 없다. (깜빡함으로 인해 벌어지는 일은 시간이 지날수록 눈덩이처럼 커지기 마련이다)
신정철 작가가 말하는 세 번째 장점인 만족도가 올라가는 것은 나도 몰랐던 것인데 저자는 주간계획표를 쓰다 보면 자기 시간에 대한 통제감이 생기고 그로 인해 회사 생활에 대한 만족도가 커진다고 한다. 나의 시간을 직장이 통제하는 것이 아닌 내 시간을 내가 통제하게 됨으로 행복 수준도 올라간다고 한다.
이처럼 업무일지를 쓰는 것은 권장이 아니라 필수라고 생각한다. 단지 회사를 위해 놓치는 일을 방지하기만을 위해서가 아니다. 그렇게 계획적으로 기록하는 습관을 만들어 둔다면 스스로의 능력을 키우는 것이니까.
처음부터 너무 거창하게 많은 것을 하려고 하지 말자. 업무일지, 계획표를 작성하는 것에 너무 스트레스를 받지 말자. 모든 습관은 조금씩 꾸준히 해야 효과가 있는 것이다. 한 번에 욕심을 부리다가 이도 저도 안될 수가 있다. 업무일지, 계획표를 작성하는 이유는 놓치는 일을 줄이고 업무 효율을 높이자는 것이지 일지, 계획표를 작성하는 자체에 있는 것이 아니니까 말이다.
나는 이렇게 일일업무일지를 쓰면서 놓치는 업무를 줄이고 업무 효율을 높였다. 모든 사람들이 나와 같은 효과를 보지는 않겠지만, 나와 같은 고민을 하는 사람이 따라 해보면 좋겠다.
일일업무일지 꼭 써야 할까? (장단점 비교)
초등학생 시절 방학과 함께 시작되는 생활계획표 그리기를 성인 버전으로 바꾸어 놓은 것이 바로 ‘업무일지’가 아닐까 합니다. 물론 디테일까지 따져보면 다소간의 비약이 포함된 이야기이지만, 하루 동안 소화해야 할 일들을 기록해둔다는 취지만큼은 공통된 부분인데요.
회사 근무 중 필요한 서식들이 마련된 사이트에는 직무별 업무일지, 상황별 업무일지 등 종류에 따라 다양한 형식으로 업무일지 서식을 찾을 수 있습니다.
그렇다고 모든 이들이 업무일지 필요성에 목소리를 높이는 것은 아닙니다. 근로자 중에서는 꽤 많은 비율이, 그보다는 적지만 경영진들 사이에서도 기존에 있는 업무일지 작성 빈도를 대폭 줄이거나 아예 해당 시스템을 없애야 한다고 주장하는 사례들이 존재합니다.
과연 우리 회사에 업무일지가 꼭 필요한 시스템인지 확신을 내리지 못하고 계시다면 찬성과 반대의 양쪽 의견을 모두 들어보고 판단해보시길 바랍니다.
찬성 주장) 목표 달성을 이끄는 모범적인 방법
“성실의 시작은 메모에서 시작! 업무일지는 빈틈을 메꿔주는 수단”
“팀원 개개인의 업무 상황을 빠르게 파악하기 위한 시스템”
“객관적인 기록을 통해 업무 진단을 돕는 아카이빙 역할”
회사 업무일지 작성에 찬성하는 이들이 꼽는 가장 주된 이유는 단연 ‘기록의 습관화’에서 오는 다양한 장점들입니다.
업무일지를 쓰든 쓰지 않든 휴대폰 어플, 컴퓨터 메모 관리 프로그램, 수기로 적는 메모장 등 업무와 관련한 기록 자체를 아예 하지 않을 수는 없습니다.
일일 기준으로 남기는 업무일지는 산발적으로 흩어지는 업무 메모들을 한 데 모아 관리하는 것이 가능합니다.
근로자 본인은 물론 경영진이 확인할 수 있도록 공적으로 작성하는 기록물이기 때문에 아주 간결하게 필요한 사항들을 정리하는 효과까지 추가됩니다.
실제로 많은 직장인들이 일일 업무일지를 어떻게 하면 본인의 업무 효율을 높일 수 있게 작성할 수 있을지 고민하고 있고, 관련 도서도 꽤 많이 출간된 상태입니다.
또한, 업무일지는 앞으로 진행해야 할 회사의 용무를 체크하는 용도로만 사용되지 않습니다.
시간이 지나 과거에 어떤 업무를 했었는지를 기반으로 팀별 성과 수치화, 개인 근무실적 확인 등 추가적인 정보를 만들어야 할 때 굉장히 큰 도움이 되기도 합니다.
목표 달성에 시너지를 주는 업무일지 관리 TIP
1) 간결함과 과한 생략은 다르다
업무일지는 본인을 포함해 동료와 상사 모두가 무리 없이 이해할 수 있도록 작성되어야 합니다.
장황하지 않고 업무 목표를 바로 파악할 수 있는 간결함이 중요하지만, 어떤 요약도 없이 목표 달성을 위해 필요한 주요 업무를 상세히 적지 않으면 안 되겠죠.
2) 자유로운 양식에도 3가지는 필수
회사마다 특정한 업무일지 양식이 있는 경우도 있고 작성자 개개인 자율에 맡기는 경우도 존재합니다.
만약 후자에 속한다면 업무 완료 여부, 진행 상황(완료되지 않은 업무 중 현재진행형인 사안을 달성하기 위해 어떻게 움직일 것인지 서술), 향후 업무 계획(당장 착수하지 않았지만 사전 조사, 준비 등이 필요한 업무를 기록)
3) 반드시 일일 업무일지 여야 할 필요는 없다
매일 새로운 업무일지를 작성하는 시간은 당사자에게 생각보다 상당한 곤욕이 되기도 합니다.
직무 혹은 프로젝트의 특성상 주간업무 일지로도 충분히 가능하다면 굳이 일일 단위의 일지를 고수할 필요는 없겠죠.
또한, 출장, 영업, 당직 등 비정기적으로 발생하는 업무에 관해서는 그에 맞춰 전문 업무일지를 작성하는 방법을 추천합니다.
반대 주장) 성과에 오히려 독이 되는 업무일지
“업무일지는 오히려 또 하나의 업무가 더해지는 사족”
“반복적 업무임에도 억지로 말을 만드는 것 자체가 스트레스”
“성과와 큰 관련 없는 페이퍼 워크 그 이상 이하도 아닌 작업
1차, 2차에 이어 3차 이상으로까지 이어지는 일부 회식 문화는 좁게는 부서, 넓게는 회사 전체의 사기 진작과 구성원들 간의 소통 강화라는 명목으로 표현되었습니다.
그러나 대부분의 일반 근로자들에게는 퇴근 없이 다시 시작된 업무나 마찬가지로 인식되곤 합니다.
조직의 업무 전략을 지원하는 기업 ‘WORK ITSELF GROUP’의 공동 설립자 겸 회장인 브렌트 피터슨은 업무일지도 이와 크게 다르지 않다는 의견입니다.
피터슨은 자신의 저서 ‘가짜 일 vs 진짜 일’을 통해 업무 일지와 회식이야말로 대표적인 가짜 일에 해당한다고 말합니다.
여기서 가짜 일은 실제로 성과로 이어지지 않고 ‘열심히 하는 것 같은’ 모습에 집착하게 만드는 모든 행위를 가리킵니다.
처리해야 할 ‘진짜 일’이 아니라 오로지 보고 용도로만 사용되는 업무 일지에 매달릴수록 오히려 직원들의 능률은 낮아진다는 이야기인데요.
그는 차라리 업무일지를 없애고 관리자가 적극적으로 조직원과 소통하는 노력을 펼치는 쪽이 투자하는 시간에 비해 효율이 좋다고 강조했습니다.
또한, 반복되는 업무일지를 끝내는 대신 해결해야 하는 이슈, 적용한 솔루션, 결과만 전달하면 된다고 덧붙였습니다.
맞다 VS 틀리다로 구분하기 어려운 업무일지
회사를 가장 잘 아는 경영진의 시각이 중요
업무 일지에 대한 찬반 의견을 살펴보면 가장 이상적이고 모범적인 업무 처리 방법인 것 같기도 하지만 한편으로는 보고를 위한 보고밖에 되지 않는 듯한 인상도 느껴지실 텐데요.
바로 앞에서 살펴본 브렌트 피터슨 회장은 업무일지를 가짜 일에 빗대며 낮게 평가했지만 또 다른 경영자 혹은 경영 전문가는 반대의 의견을 가질 수 있죠.
어디까지나 조직이 목표를 달성하기 위해 선택하는 수단의 문제이므로 결국 회사에 따라 어떤 업무 체계를 가졌는지 그리고 경영진의 경영 철학에 따라 업무 일지의 필요성도 갈리게 된다는 판단에 이릅니다.
오늘 안내해드린 업무 일지의 장단점을 다각도로 참고하여 우리 회사에 가장 잘 맞는 결정을 내리시길 기원합니다.
“우리회사에 꼭 맞는 경영전략 알아보기”
일일업무일지 양식 무료다운 hwp
「 한 부서의 직원이 자신이 하루 동안 수행한 업무의 경과, 결과, 그리고 문제점 등을 기록하는 문서 」
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일일업무일지 양식 무료다운 hwp 일일업무일지 (2) – 쉬고합시다.zip 0.00MB
영업일일업무일지(판매
내용
기본적으로 일지는 그날그날의 일을 적은 기록이나 책을 의미한다.
이는 회사의 업무와 같은 경우에 사용하는 용어라고 할 수 있다.
이에 따라 일지는 매일 매일 작성되어야 바람직한 것이라고 여겨진다.
그러므로 업무와 관련된 일지가 업무일지이다.
영업일일업무일지는 영업사원이 작성하는 업무일지로, 업무일지는 업무요약, 업무의 진행상황, 특이사항, 협조사항, 문제점 등의 항목으로 작성하며 업무계획과 목표에 따라 업무가 잘 진행되고 있는 지 체크할 수 있도록 구성한다.
업무일지는 회사의 입장에서는 근로자의 근무실적을 파악할 수 있는 근거자료로 활용할 수 있을 뿐만 아니라 근로자로서도 업무의 충실도를 스스로 돌아보게 되고 나아가 주요 진행상황에 대한 근거를 남김으로써 업무의 하자가 발생하지 않도록 하는 등의 효과가 있다.
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